Frühzeitige Eventplanung zahlt sich aus – doppelt und dreifach!

Das 2022 neigt sich dem Ende zu und das neue Jahr 2023 ist nur noch wenige Tage, ja sogar Stunden, entfernt. Doch der Blick zurück, so schön er auch ist, hält nur für kurze Zeit. Denn schon gilt es, das neue Jahr in Angriff zu nehmen, zu strukturieren und zu planen. Warum es sich auszahlt, frühzeitig mit der Planung von Veranstaltungen zu beginnen, möchten wir Ihnen heute näher bringen.

Die volle Agenda

Wir alle haben viel zu tun und stets eine gut gefüllte Agenda. Umso besser macht es sich, wenn der Zeitpunkt der Veranstaltung genug früh kommuniziert wird. Sei es bei einem Public Event um genügend Zeit für den Ticketverkauf zu haben oder aber auch bei einem Corporate Event sicherzustellen, dass die Kunden für den Kundenanlass dann auch wirklich (noch) Zeit in ihrer Agenda finden. Also; kommunizieren Sie das Datum Ihres Events frühzeitig. Save-The-Date-Karten eignen sich übrigens auch sehr gut dazu!

Das Programm

Egal ob Musiker, Künstler, Referenten, Showacts oder Moderator:innen – auch sie planen ihre Engagements oder Tours frühzeitig. Und es ist bei der Planung einer Veranstaltung immer schade, wenn dann die gewünschten Programm-Acts nicht mehr verfügbar sind, nur weil man zu spät anfragt. Setzen Sie sich also genug früh mit Ihrem Programm auseinander und erstellen Sie eine “Wunschliste” der entsprechenden Akteure.

Das Material

Was in den Jahren vor der Pandemie eine Selbstverständlichkeit war, kann heute ganz anders sein. So zum Beispiel die Verfügbarkeit von Eventmaterial. Gerade in einem Jahr wie 2022, wo rekordmässig viele Veranstaltungen angesagt waren, kam es hie und da zu Engpässen im Eventmaterial. Sei es die professionelle Audio-Anlage, die grosse LED-Leinwand oder auch das Mobiliar für den Messestand; planen Sie auch hier frühzeitig.

Das Personal

Wussten Sie dass rund 25% der Angestellten in der Eventbranche ihren Job gewechselt haben? Nach wie vor herrscht in unserer Branche ein Personalengpass. Der Koch, der Audiotechniker oder der Kameramann – sie alle sind gesuchte Fachleute. Entsprechend lohnt es sich auch hier, genug früh die Planung in Angriff zu nehmen.

Es gibt wohl noch weitere Gründe, wieso es sich lohnt die Planung eines Events frühzeitig in Angriff zu nehmen. Gerne schauen wir zusammen mit Ihnen Ihre Planung für 2023/2024/2025 an und definieren zusammen, mit was man starten sollte und was allenfalls noch Zeit hat. Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung.