Erfolg oder Misserfolg – das Event-Drehbuch entscheidet
Wer kennt es nicht – ein langweiliger Film und man ist geneigt sich ständig abzulenken zu lassen. Genauso ist es auch an einer langweiligen Veranstaltung. Mails oder Soziale Medien checken, Raucher- oder Toilettenpause und so weiter. Die Aufmerksamkeit ist weg und die Teilnehmer sehnen das baldige Ende der Veranstaltung herbei. Schade – hier wurde etwas falsch gemacht.
Am Ende entscheidet das Bauchgefühl der Gäste, ob die Veranstaltung positiv in Erinnerung bleibt oder eben nicht. Gut beraten ist, wer sich im Vorfeld Gedanken macht, was der Gast am Anlass erlebt und wie der nötige Spannungsbogen aufrechterhalten werden kann.
Ein Regieplan für den Anlass ist der Schlüssel dazu. Wer zwar alle technischen Details im Griff hat, das richtige Essen ausgewählt hat oder die passende Location gefunden hat, hat schon mal vieles richtig gemacht. Aber eben – das reicht noch nicht ganz.
Wenn der Ablauf nicht ordentlich geplant ist, hilft auch das beste Essen nicht darüber hinweg, wenn der Anlass langweilig und kein «roter Faden» erkennbar ist. Die Veranstaltung wirkt chaotisch und die gewünschten Botschaften oder Erlebnisse können nicht nachhaltig vermittelt werden. In Erinnerung bleibt der Anlass höchstens negativ.
Ein professioneller Regieplan ist ein Must für eine erfolgreiche Veranstaltung und hilft nicht nur die Aufmerksamkeit der Gäste beizubehalten, sondern dient auch dem Event- Personal sich zu orientieren, die richtigen Einsatzzeiten zu erkennen und die Verantwortlichen für alle Teilbereiche oder Aktionen zu identifizieren. Vergessen wir nicht; der Veranstalter hat jeweils nur eine Chance, um abzuliefern!
Bei der Erstellung des Regieplanes sind Sie im Kopf selbst der Gast und erleben den Anlass aus seiner Perspektive. Mit etwas Erfahrung können sie die Einsätze zeitlich abschätzen und die nötige Zeit für die einzelnen Aktionen reservieren. Die gekonnte Dramaturgie eines Anlasses verlangt ein ausbalanciertes Wechselspiel zwischen den einzelnen Erlebniskomponenten. Dazu gehören sowohl Pausen und Zeit für bilaterale Gespräche zwischen den Teilnehmern wie auch der richtige Zeitpunkt für Botschaften und Highlights. Alles immer in der richtigen Dosis und zur richtigen Zeit.
Ein durchdachter Regieplan ist das A und O einer Veranstaltung. Wie im Film – bloss nicht langweilig. Dafür ist der Aufwand zu gross und die Investition nicht gerechtfertigt.